System zarządzania dokumentami online - nowa usługa

Miło nam poinformować iż od 1 kwietnia 2011 roku rozpoczęliśmy współpracę z firmą VIVIMO - Systemy Komputerowe, której wynikiem będzie uruchomienie usługi on-line związanej z elektronicznym zarządzaniem dokumentami.

Usługa będzie dostępna w modelu SaaS - Software as a service. Planowane uruchomienie dla klientów końcowych odbędzie się 30 czerwca 2011 roku o godzinie 10:00. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami.

Przedsiębiorstwa "produkują" na własne potrzeby wiele dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, zdjęć i innych informacji w formie elektronicznej. Pracownicy marnują najwięcej czasu na znalezieniu potrzebnych informacji. Szukanie gdzie może znajdować się dokument dla klienta może niekiedy zająć pół dnia!

Pracownicy przechowują dokumenty w folderach na dysku twardym. Nikt nie wie tak naprawdę co to są za informacje i czy będą one potrzebne w firmie. A jeżeli już są potrzebne to często dostęp do nich jest utrudniony - np. pracownik wyjechał na delegację lub jego dysk twardy uległ uszkodzeniu.

Tworząc usługę http://document-management.pl koncentrujemy się na dostarczeniu Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami, który poprawi wydajność pracy. Może on być wykorzystywane przez duże firmy, jak i małych przedsiębiorców, jako przydatne narzędzie w przetwarzaniu i zarządzaniu wiedzą. Przygotowywane przez nas rozwiązanie jest bardziej elastyczne i efektywne kosztowo w porównaniu do innych komercyjnych aplikacji. Dzięki dostarczeniu usługi "w chmurze" firmy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem serwera oraz licencji, całość sprowadza się do opłacenia niewielkiej opłaty abonamentowej.

Korzystanie z systemu zarządzania wiedzą w firmie pomaga nią zarządzać w bardziej efektywny sposób. Oznacza to wzrost wydajności w perspektywie krótkoterminowej. Zgromadzone w systemie informacje i wiedza są dostępne globalnie dla całej organizacji.

Najważniejsze funkcje przygotowywanego systemu to:

• udostępnianie innym swoich dokumentów,
• praca grupowa nad wszystkimi rodzajami plików,
• cykl życia dokumentu - inaczej obieg dokumentu w firmie,
• wyszukiwanie plików nie tylko po nazwie ale również po treści zawartych w plikach,
• integracja z Microsoft Office oraz OpenOffice,
• śledzenie zmian pliku - każda modyfikacja jest rejestrowana przez system, a poprzednie wersje są dostępne.

W praktyce oznacza to koniec problemów typu:

• czy ktoś wie gdzie znajdę formularz wniosku urlopowego?
• Pan Jacek przez ostatni tydzień przygotowywał umowę. Ale poszedł na urlop, a umowa jest na jego laptopie, którego zabrał ze sobą. Nie ma z nim kontaktu... A klient czeka na umowę aż Pan Jacek wróci z urlopu.
• w dokumencie pojawiała się dziwna treść, kto to dodał...?

Usługa posiada funkcjonalność w zakresie:

• zarządzania dokumentami,
• przetwarzania dokumentów,
• obiegu dokumentów,
• gromadzenia informacji,
• organizowania plików,
• OCR-owania,
• rejestrowania dokumentów,
• porządkowania dokumentów,
• klasyfikacji dokumentów,
• prowadzenia historii zmian dokumentów,
• archiwizacji dokumentów,
• powiadomień osobistych bądź dla grup użytkowników o zmianach,
• monitorowania plików i folderów,
• przenoszenie dokumentów,
• wysyłanie w obieg,
• usuwania dokumentów.

Jeżeli są Państwo zainteresowani zapraszamy na Document-Mangement.pl. Już wkrótce więcej szczegółów...